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ソフトバンクグループ通信3社の新卒採用セミナー「孫正義 LIVE 2011」。孫正義氏自ら学生向けに講演を行うこのイベントでは毎年、熱気あふれる学生が大勢つめかけます。
今回、ご紹介する事例は「孫正義 LIVE 2011」の運営を影で支えた電子認証システム『ロゴPASSシステム』について。
導入までのいきさつやその効果についてご案内いたします。
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| - 目次 - |
・課題は、入場受付のスピードアップとセミナー出欠データの入力業務効率化
・導入スピードの速さに満足。カスタマイズにも迅速に対応
・当日の受付は大成功！出欠データの基幹システムへの入力業務も大幅軽減 |
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課題は、入場受付のスピードアップとセミナー出欠データの入力業務効率化
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| ― まずシステム導入の背景について教えてください。 |
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| ロゴPASSシステムとは、参加証としてQRコードを携帯メールへ事前に送信し、認証を行う電子認証システムです。 |
「孫正義 LIVE」はソフトバンクグループ通信3社の新卒採用セミナーです。毎年、学生さんのニーズに応えるため、数千名規模で開催しています。用意周到に人手に頼った準備を進めて本番に臨んでも、入り口に長い列ができ、学生さんを待たせてしまうという状況がありました。
今回、5,000名の入場を1時間で完了するにあたってネックとなったのが、受付での入場チェックです。未予約者が入場しないようにリスト照合を行うのですが、手作業のため時間がかかります。昨年は事前に混雑を想定してゲートを20ライン設置しましたが、それでも受付は混雑してしまいました。
今年は、これらを踏まえて受付管理をどうするかが課題の一つとなっていました。また、セミナー終了後は出欠リストをシステムへ入力する作業があるのですが、これもリストを見ながらの入力作業ということもあり時間がかかる上に大きな業務負担でした。 |
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| ― 今年の孫正義 LIVEで、「ロゴPASSシステム」導入を決めたポイントは？ |
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携帯へ取り込んだＱＲコードを画面表示させてから、バーコ－ドリーダーへかざすだけ
。簡単な操作性で受付対応の業務負担を大きく軽減します。
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紙ベースのリストで数千人も照合するのには限界があり、限られた時間の中でどうやって正確且つ迅速に学生さんを受付するかが昨年からの課題でした。数社のイベント会社から提案を受け検討していましたが、そうしたタイミングで「ロゴPASSシステム」の導入提案をいただきました。
受付管理を効率的に正確に行える点、受付だけでなく終了後のデータ入力まで業務負担を減らせる点、さらに費用面でもとてもリーズナブルで、提案内容に納得感がありました。当社の課題解決に最適でありコストパフォーマンスに優れたソリューションであったことがポイントとなり導入決定しました。 |
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導入スピードの速さに満足。カスタマイズにも迅速に対応 |
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| ― 本番まで、どのように準備を進められましたか？ |
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| ロゴPASSシステムの導入で、受付でのスムーズな誘導ができました。 |
導入を決定したのは２月半ばでしたので、準備期間は１ヶ月半ほどしかありませんでした。非常にタイトなスケジュールでしたが、テスト・リハーサルを通して出てくるさまざまな要望に迅速に対応していただき、無事に本番に間に合わせることができました。
導入にあたってまず最初に解決しなければならない問題はセキュリティの問題でした。当社の個人情報保護ポリシーにシステムを適用させる必要があります。この問題は出席者ごとに識別ID番号を発行して、ロゴPASSシステム上では一切個人情報を持ち出さずデータを暗号化すること、認証するにあたってはID番号と携帯電話の個体識別番号とを組み合わせて照合するなどの仕様変更を行いました。
そのほか下記のようなカスタマイズを行いました。
・画面を見なくても認証されたことが分かるアラート音機能の追加。
・認証ＯＫの場合とエラーの場合とで音を変更。
・画面上で認証されたかどうかが一目で分かりやすくするため、文字の大きさや画面の色を変更。
・QRコード認証エラーが発生した場合など、イレギュラーパターンへの対応
・出欠データのCSV出力機能
こうしたカスタマイズを繰り返し、本番まで1ヶ月半の間で問題点を解決することができました。 |
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当日の受付は大成功！出欠データの基幹システムへの入力業務も大幅軽減 |
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| ― 本番ではいかがでしたか？昨年の課題は解決できましたか？ |
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| ロゴPASSシステムの導入で今年の「孫正義 LIVE 2011」の運営は大成功でした！ |
今年はシステム導入によるスピードアップを想定しゲート数を14ラインに減らしましたが、受付での混乱は無くとてもスムーズに受付を行うことができました。
何度もテスト・リハーサルを繰り返したこともあり、本番では想定外のアクシデントは発生しませんでした。
昨年は駅付近まで続いていた順場待ちの列も今年は全くなく、参加者は待ち時間なくスムーズに入場することが出来ました。また、携帯端末を使用した受付システムということもあり、モバイルインターネットを推進している当社にとって学生さんにモバイルインターネットの可能性を訴求できた点も大きな利点でしたし、システム化により受付業務負担が軽減したことにより学生さんへの対応も丁寧にできたということもあって、学生さんの反応もとても良かったです。
また、セミナー終了後の出欠データの採用管理システムへの取り込みも、問題なくスムーズに行えました。昨年は全て手入力で行っていましたが、今年はシステムからCSVデータを吐き出し基幹システムへアップロードするだけで済みました。スピード・正確さの両面で大きく改善できました。
導入して本当に良かったと思います。来年の「孫正義 LIVE」でも是非利用したいですね。 |
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